E-Factura: Ghid pentru utilizare în 2024-2025

Implementarea sistemului E-Factura în România reprezintă un pas important în modernizarea procesului de facturare, având ca scop principal reducerea evaziunii fiscale și simplificarea raportării fiscale pentru companii. Iată tot ce trebuie să știi despre acest sistem.

1. Ce este E-Factura?

E-Factura este un sistem electronic de facturare implementat în România pentru a asigura securitatea și unicitatea facturilor emise de societăți. Acest sistem elimină riscurile asociate utilizării facturilor false sau duplicate și facilitează raportarea între companii și autorități fiscale.

2. Calendarul implementării RO e-Factura în România

RO e-Factura pentru tranzacțiile cu instituții publice (B2G)

• Începând cu 1 iulie 2022, toate companiile care desfășoară activități comerciale cu instituții publice din România sunt obligate să emită facturi electronice prin sistemul RO e-Factura. Documentele fiscale emise către autorități publice trebuie transmise exclusiv în format electronic.

RO e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B și B2G

• Din 1 ianuarie 2024, obligativitatea utilizării facturii electronice a fost extinsă la toate companiile și persoanele impozabile din România, indiferent dacă sunt înregistrate sau nu în scopuri de TVA.

Obligația de transmitere către destinatari

• Începând cu 1 iulie 2024, toate facturile electronice trebuie transmise către destinatari utilizând exclusiv sistemul național RO e-Factura.

Excepții de la obligația utilizării E-Factura

Chiar dacă sistemul RO e-Factura este obligatoriu pentru majoritatea tranzacțiilor, există anumite excepții importante:

• Operațiuni scutite de TVA: Nu este necesară transmiterea facturilor electronice pentru servicii medicale, asigurări, servicii bancare sau alte activități care nu sunt în sfera de aplicare a TVA.
• Exporturi și livrări intracomunitare: Facturile emise pentru exporturi sau livrările intracomunitare către beneficiari fără cod fiscal românesc nu sunt obligatorii în sistemul RO e-Factura.
• Bonuri fiscale: Bonurile fiscale emise de casele de marcat nu necesită transmitere în sistem. Totuși, dacă se solicită o factură pentru un bon fiscal, aceasta trebuie transmisă prin SPV cu codul 751 („Factură — informații în scopuri contabile”).
• Tranzacții cu misiuni diplomatice: Livrările de bunuri și servicii pentru misiuni diplomatice, oficii consulare sau organisme internaționale sunt exceptate, dar sistemul poate fi utilizat opțional.
• Asociații și fundații: Entitățile fără scop lucrativ, cum ar fi asociațiile sau cultele religioase, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, nu au obligația utilizării sistemului până la 30 iunie 2025. După această dată, acestea trebuie să solicite înregistrarea în Registrul RO e-Factura dacă desfășoară activități economice.
• Agricultorii în regim special: Persoanele fizice care aplică regimul special pentru agricultori nu sunt obligate să utilizeze sistemul până la 30 iunie 2025, dar pot opta voluntar. După această dată, înregistrarea devine obligatorie dacă încep să desfășoare activități economice.

Pentru toate cazurile exceptate, este recomandată accesarea SPV pentru descărcarea e-Facturilor primite de la furnizori, deoarece doar acestea vor fi recunoscute în contabilitate începând cu 1 iulie 2024.

3. Cum funcționează E-Factura?

Pentru utilizarea sistemului E-Factura, societățile trebuie să urmeze pașii următori:

1. Înregistrarea în SPV (Spațiul Privat Virtual): Este obligatoriu ca societatea să fie înregistrată în SPV pentru a putea utiliza acest sistem..
2. Softuri de facturare adaptate: Majoritatea softurilor de facturare sunt deja interconectate cu sistemul RO E-Factura, permițând generarea rapidă a facturilor în format „.xml” pentru validare și încărcare în SPV.
3. Aplicația online a Ministerului Finanțelor: Pentru companiile care nu utilizează un soft dedicat, Ministerul Finanțelor oferă o aplicație gratuită pentru încărcarea facturilor.
4. Ghiduri pentru contribuabili: Ministerul Finanțelor și ANAF pun la dispoziție resurse detaliate pentru adoptarea sistemului E-Factura- GHID.

4. Termen de transmitere

Facturile emise pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării sau prestării în România trebuie transmise în sistemul RO e-Factura într-un termen maxim de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută în Codul Fiscal (art. 319, alin. 16).

5. Sancțiuni pentru nerespectarea termenelor

Nerespectarea obligațiilor de transmitere în sistemul E-Factura constituie contravenție și se sancționează astfel:

• Contribuabili mari: Amendă între 5.000 lei și 10.000 lei.
• Contribuabili mijlocii: Amendă între 2.500 lei și 5.000 lei.
• Alte persoane juridice și fizice: Amendă între 1.000 lei și 2.500 lei.

Acest sistem aduce beneficii semnificative pentru creșterea transparenței fiscale și simplificarea procesului de facturare, dar este important să fie respectate toate obligațiile legale pentru a evita sancțiunile.

6. Avantajele utilizării E-Factura

Implementarea sistemului E-Factura aduce numeroase beneficii pentru companii, în special în ceea ce privește eficiența și transparența fiscală. Printre cele mai importante avantaje se numără: reducerea semnificativă a timpului de procesare a facturilor, eliminarea riscului de pierdere sau dublare a documentelor, acces rapid la arhiva de facturi transmise și primite, precum și îmbunătățirea relației cu autoritățile fiscale prin respectarea termenelor și a formatului standard impus de legislație. De asemenea, companiile pot integra mai ușor sistemele de gestiune internă cu SPV și pot beneficia de automatizarea unor procese contabile repetitive.

Alte noutăti găsești și aici.