1.Introducere

REGES Online este noul sistem digital dezvoltat de Inspecția Muncii pentru gestionarea evidenței salariaților. Începând cu finalul anului 2025, toate firmele din România care au salariați au trebuit să migreze către această platformă, înlocuind vechiul program REVISAL.

Această schimbare face parte dintr-un proces mai amplu de digitalizare a relației dintre angajatori și instituțiile statului. Deși presupune un efort inițial de învățare și adaptare, REGES Online aduce și beneficii clare: acces mai rapid, transparență și reducerea birocrației pe termen lung.

În acest articol îți prezentăm ce este REGES Online, cum funcționează și care sunt principalele noutăți de care trebuie să ții cont ca angajator.

2.Ce este REGES Online?

REGES Online este o platformă web care permite angajatorilor să înregistreze, să modifice și să transmită informațiile despre salariați exclusiv online. Noua soluție a înlocuit aplicația desktop REVISAL și permite acces mai facil, actualizări în timp real și transparență în relația cu Inspecția Muncii.

3.Cine este obligat să utilizeze REGES Online?

Toți angajatorii din România care au cel puțin un salariat sunt obligați să folosească REGES Online pentru gestionarea registrului general de evidență a salariaților.

4.Pașii de creare cont REGES

Iată pașii principali pentru crearea contului de anagajator in REGES Online:

1. Crearea și accesarea contului de angajator în REGES Online, prin mijloacele de autentificare disponibile în platformă;
2. Verificarea datelor preluate din REVISAL – pentru societățile care au avut salariați înregistrați anterior, baza de date a fost migrată automat în REGES Online;
3. Desemnarea persoanei sau persoanelor care vor gestiona registrul, fie din cadrul companiei, fie prin intermediul unui prestator extern;
4. Verificarea informațiilor existente și identificarea eventualelor erori sau neconcordanțe în datele angajaților și ale contractelor;
5. Completarea informațiilor suplimentare solicitate de REGES Online, care nu existau anterior în REVISAL, precum nivelul de studii sau alte elemente obligatorii aferente contractelor de muncă;
6. Corectarea și actualizarea datelor, acolo unde informațiile existente nu corespund situației reale;
7. Stabilirea unui proces intern clar pentru operarea în REGES Online, inclusiv instruirea persoanelor responsabile sau colaborarea cu specialiști în salarizare și administrare de personal.

5.Noutate importantă: suspendările pentru incapacitate temporară de muncă

Una dintre cele mai semnificative schimbări aduse de REGES Online este obligativitatea de a înregistra în platformă suspendările contractelor individuale de muncă din cauza incapacității temporare de muncă (concedii medicale). Acest tip de suspendare nu era raportat în REVISAL, dar devine obligatoriu în REGES Online.

Ce înseamnă asta pentru angajatori?

Pentru fiecare certificat medical primit de la angajați, angajatorul este obligat să:
– înregistreze suspendarea în REGES Online în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea certificatului;
– țină o evidență clară a datei de primire a fiecărui concediu medical;
– aloce un număr de intrare pentru fiecare certificat, din registrul general de corespondență al companiei.

Această măsură introduce o trasabilitate mai clară a documentelor medicale și presupune adaptarea proceselor interne de resurse umane.

Recomandări pentru angajatori:

– Revizuiește fluxul intern privind primirea certificatelor medicale;
– Asigură-te că există un registru de intrare sau un sistem digital echivalent pentru alocarea numerelor;
– Pregătește-ți personalul de HR sau colaborează cu firma de contabilitate pentru a respecta termenul legal de 3 zile;
– Păstrează o arhivă clară și organizată, în cazul unui control de la ITM.

6.REGES Online și salarizarea – două procese care trebuie să funcționeze împreună

Gestionarea corectă a REGES Online nu trebuie privită separat de procesul de salarizare. Angajările, modificările contractuale, suspendările, încetările sau concediile medicale influențează direct calculul salarial și obligațiile declarative ale angajatorului.

De aceea, este important ca informațiile din administrarea de personal, pontaj și salarizare să fie corelate permanent. O informație transmisă cu întârziere sau înregistrată incorect poate genera diferențe în calculul salariilor, declarații fiscale eronate sau neconcordanțe între documentele de personal și datele raportate autorităților.

Un proces bine organizat presupune un circuit clar al informațiilor: de la documentele de personal și operarea în REGES Online, până la pontaj, calcul salarial, declarații și plata obligațiilor aferente.

La C&C Financial Services, tratăm salarizarea și administrarea de personal ca procese integrate, pentru ca informațiile privind angajații să fie gestionate coerent, corect și la timp.

7.Checklist lunar salarizare si REGES

Vrei să reduci riscul de scăpări în payroll și administrarea de personal?

Descarcă checklist-ul lunar CCFS cu 15 verificări înainte de închiderea salarizării sau vezi cum putem prelua salarizarea și administrarea de personal pentru compania ta aici.

8.Beneficiile REGES Online pentru salariați

Deși REGES Online este o platformă destinată în principal angajatorilor, aceasta aduce și câteva noutăți importante pentru salariați. Iată ce trebuie să știe angajații:

Acces direct la informațiile personale

Salariații își pot crea cont propriu în REGES Online și pot vizualiza:

• contractul individual de muncă înregistrat;
• funcția și codul COR aferent;
• data angajării, tipul contractului și norma de muncă;
• modificări ale salariului sau ale contractului;
• suspendări, încetări sau alte operațiuni efectuate de angajator.

Accesul se face pe baza CNP-ului și a unui cont creat în platformă, cu autentificare prin ROeID sau certificat digital.

REGES Online devine o sursă oficială de informații care poate fi utilizată în cazul unui litigiu de muncă. Angajatul poate dovedi astfel:

• data exactă a angajării;
• durata și natura contractului;
• perioadele de suspendare;
• momentul încetării contractului.

9.Concluzie

REGES Online este mai mult decât o schimbare de platformă – este o reformă a modului în care angajatorii gestionează relațiile de muncă. Noutăți precum raportarea concediilor medicale aduc un plus de responsabilitate, dar și claritate.

Este esențial ca fiecare angajator să înceapă din timp pregătirile pentru migrare: actualizarea datelor din REVISAL, instruirea echipei și organizarea fluxurilor interne. Cu o planificare bună, tranziția către REGES Online poate fi un pas natural în modernizarea activității administrative a companiei.

În concluzie, REGES Online nu este doar un instrument administrativ, ci și o formă de modernizare a relației de muncă, care oferă mai multă transparență, acces și control ambelor părți implicate: angajator și salariat.

Vrei să simplifici salarizarea și administrarea de personal? Descoperă serviciile noastre aici și hai sa ne cunoastem

Daca iti plac articolele din categoria HR, te invit sa intri aici.